See more at “Az a munkám, hogy gondolkodok”. 1.1

Email replies need to be kept on the same “Waiting for” list just like tracking any other item I’m waiting on. Keeping just one list for “waiting fors” will make reviewing these actions way easier in my #GTD system.

It’s important to BCC myself in an outgoing email, because that’s how I can get a reminder about that I’m waiting for a reply to my email. I can use my email address, but it’s even better if my list manager can receive emails and save them into my Inbox directly (like Things or OmniFocus allows me). Later I can process captures emails and create a “Waiting for” actions out of them.

I usually name my waiting for actions in the following format:

“Person / organization name → subject of what I’m waiting for (optional date in YYYY-mm-dd)”

Journaling about a topic can help us to clarify next actions about it. This habit is one way of using writing for thinking.

The “River of thoughts” concept means that you are writing down everything that comes to your mind and then later you organize it. The goal is to get down every idea, and then see what happens.

Hopefully at the end, you’ll end up with at least one next action that you can store in your GTD system.

We have the Remind Me and Follow-up features in Mail, which could be useful for email follow-ups, but there are problems with them.

1. Remind Me only works for emails in the inbox, so if I archive an email, it just silently moves the email to the top of the Archive.
2. Follow-up is a black box, driven by AI, and there is no way to set it up manually for specific emails that I want to track.
   • It is 3 days by default, but I’m not sure if it works for every email sent.
   • I also use a GTD waiting for list to track items waiting for reply. → 2.7.8

Instead, I can leverage the fact that Mail has excellent conversations view, so the Send Later feature can resurface any thread by just scheduling a message which is forwarded to myself.

I have a separate “Inbox” contact card with the +captured text appended to the email address, so when I want to remind myself about a message, I can just forward it to this address with Schedule Later feature.

It will reappear in my inbox resurfacing the whole conversation. I can also add my own notes to a forwarded message in a thread which acts a bit like the poor men’s version of HEY’s sticky notes.

• The iPad Pro could be improved regarding problems of UI delays and slowness.
• I don’t use Stage Manager in the internal display.
  • The best iPad setup is to have Stage Manager disabled in the internal display and use it on an external display.
  • Disadvantages of using Stage Manager is that…
    • I feel like the Magic Trackpad connected using a USB cable is actually lagging compared to the internal trackpad.
    • iPadOS can’t turn off the external display. It’s just switches to a black screen, so in theory the display still consumes the same amount power as in use.
• It should be the perfect blogging machine.
  • It doesn’t have MarsEdit, which is one of my most useful apps on the Mac to edit posts on a blog.
    • I can start a link post from Reeder or Safari and share it with people.
  • There is a native WordPress app on iPadOS, which lets me manage my posts, but I still like MarsEdit more, because it uses HTML directly.
    • I can switch to HTML in the WordPress app, but I need to do it manually every time.
• Keyboard shortcuts on the iPad Pro are lagging compared to macOS.
  • Using MacOS from the keyboard feels intuitive and fast, because it has years of experience being an OS controlled via keyboard and mouse.
  • Some iPad apps are have great keyboard integration, like Safari, Things, Craft and iVim. In other apps (like Mail) the keyboard feels like some form of remote device.
• The iPad Pro’s screen is too small to do heavy work.
  • There is a limit of what a mobile device can do on its 11-inch screen.
  • The iPad Pro has bigger UI targets than macOS, so it fits smaller amount of content on its display.
    • We can set the iPad Pro UI scaling smaller, but then it is too small compared to a standard MacBook screen.
      • Setting the iPad Pro UI scaling smaller, we end up with a UI scaling that is similar to iPad mini and iPhone.

• The iPad Pro can be a computer which I use as a small laptop
  • There are usability issues present when using the iPad Pro as a small laptop 2.8.6.3
  • I can say that the benefits of having an iPad Pro with the Magic Keyboard is to use it as a mobile device for tasks that need a lot of typing.
• Such typing heavy tasks include
  • Blogging
    • Assembling a draft of a post in Craft, exporting it into Ulysses, then publishing it via the WordPress app.
  • #Zettelkasten writing, where I have my @Staging list which holds all my notes that I’m working on.
  • Replying to emails, not processing them.
    • We can email ourselves in a thread to capture an idea 2.14.10
  • Using it as the secondary display for my MacBook Pro when doing work away from my desk.

• I can leave notes for myself about an email thread by sending a reply to my own address in the same thread.
  • Send Later in Mail can be used as a Tickler File 2.14.9.2
• I’ll see the email as part of the thread, but it will be kept private.
  • I can use it to forward ideas to my Things inbox, but still keep notes in the thread.
• It can be a nice tool for keeping notes in the email thread about…
  • Code review comments.
  • Ideas about a project we’re discussing.
  • Capture an idea on the phone about a thread which can be seen later on the desktop when I’m processing emails.
    • It is a good idea to turn on threads in Apple Mail to see these notes in context.

• The idea of the workflow changelog is to collect workflows that we want to apply when we’re using a tool.
  • We can keep these workflows in a Zettelkasten-like note-taking system.
  • Write about how we plan to use a workflow.
  • As we learn to apply these workflows, we can evolve them like ideas, and connect them with other workflows.
• When we’re ready to use a newly found workflow, we can create a list of workflows that we want to learn.
  • When we see the opportunity to use a new workflow while we work, we can refer to our workflow list on how to do it.
  • The workflow learning list should contain about 3-5 workflows at the one time. Otherwise we won’t remember to use them.
• Over time, some of these workflows will became muscle memory. The rest will be ignored.
• Workflows that have been learned, can be checked on the list. If we want, we can add a new workflow to our list.
• Our own automations can be also tracked on this list.

• I like to keep my #DigitalGarden private.
• Instead of developing ideas in the public, my #DigitalGarden should be used as a private backbone for my blog.
  • I keep #DigitalGarden notes here about the things I’m interested in.
    • Scripts
    • Systems
    • Workflows
• I can develop ideas here, and when they ready, I can release them on my blog.

• Míg a projektek esetében a sorszám felfogható egy egyedi azonosítóként, aminek vannak előnyei (például Safari Tab Group elnevezése, keresés), addig a jegyzetek esetén sokkal fontosabb hogy a jegyzet címe egy állítás legyen és az szövegkörnyezetben is jól olvasható (202109082109 A jegyzetcímekre API-ként kell gondolnunk).
  • A sorszám nem kommunikál jelentést egy digitális Zettelkasten jegyzet esetében.
  • There similarities between naming things in programming and naming things in a Zettelkasten 2.6.11.6
• A sorszám olyan mintha egy örökség lenne az analóg Zettelkastenből, amiben még a technológia hiánya miatt szükség van egy egyedi azonosítóra.

• Az alábbi dolgokat érdemes benne tárolni:
  • egy meetinghez kapcsolódó meghívókat, support és agenda elemeket
  • meeting jegyzeteket, amiket majd capture-ként használunk egy adott eseményhez
    • így vissza tudunk menni a naptárban és visszakövetni a meetinghez kapcsolódó jegyzeteket
    • érdemes lehet automatizálni a meeting jegyzetek létrehozását valamilyen szűrés szerint
      • a “Sync Calendar to Deep Sessions” shortcut jól alapul szolgálhat ezen jegyzetek létrehozására
  • érdekes / hasznos információ az adott naphoz kapcsolódóan
  • dolgok, amik adott napon aktiválódnak, vagy szükségünk van rájuk

• A DEVONthinkből a Tickler File koncepciót használva össze lehet szinkronizálni annak tartalmát az Apple Calendarral.
• A GTD rendszer azt mondja, hogy minden nap először a naptárunkat kell megnézni.
• A naptárra szinkronizált Tickler Fileban tárolhatunk olyan support elemeket amikre:
  • aznap szükségünk lehet,
  • meg kell néznünk,
  • vagy fel kell dolgoznunk.

• A paper is a final output from a scientist which is reviewed by other people. His findings can provide insights into a topic which can extend the human’s knowledge.
• A pull request is also a final output of a developer’s code work which is reviewed by a peer developer. When a PR is merged, it can extend the application’s functionality.
• Usually pull requests reviews are not as strict as scientific paper reviews.
• There is a correlation between the number of pull requests and developer productivity, but it is not a one-to-one mapping.
  • Pull requests can be hard to implement, so some of them take more time than others.
    • 202109082041 Gyorsabb munkával kevesebbet halogatunk
  • The same is true for science papers: some research is harder to do than others.

• It should always be with me. I could even always carry it around like a small a MacBook. For example Stephen Wolfram always has a computer with him.

But I never like to be computerless, and the 13′′ laptop is a heavy thing to lug around. So instead I also have a tiny 2-lb laptop, which I put in a little bag.

• He uses a 12-inch MacBook to lug around.
• A MacBook could be better choice for this instead of an iPad, but I already bought have an M2 iPad Pro which should be able to serve me as a portable laptop instead of an M2 MacBook Air.

• Stephen Wolfram has usecases for different mobile devices in different context.

  I always have my phone in my pocket, and if I have just a few moments that’s what I’ll pull out. It works fine if I’m checking mail, and deleting or forwarding a few messages. If I actually want to write anything serious, though, out will come my little computer, with its full keyboard. Of course, if I’m standing up it’s pretty impractical to try to balance the computer on one hand and type with the other. And sometimes if I know I’m going to be standing for a while, I’ll bring a tablet with me. But other times, I’ll just be stuck with my phone.

• He uses his phone for most of everyday task, but when he have to do serious typing, then he grabs his MacBook and uses that.
• Typing with a tablet is only feasible for him, when he stands, so if he is going to stand a lot, he brings a laptop.

• We can store next actions of a GTD system in Apple Numbers by creating two tables for next actions and projects.
  • The projects list is just a plain list of projects, with a completion checkbox, a title, and an optional due date field.
    • We could add an optional notes or project support field as well, where we can link notes and other assets, or just link them using the title field.
      • It would be nice if we could link to Hook itself, where the link would open the a bunch of assets in the Hook window.
  • The next actions list contains a completion checkbox, a title, a due date, a context, and an optional project field.
    • The context field can be a drop-down listing all of our contexts.
    • The project field can be a linked field using a formula for the projects table title field.
• Category grouping on the next actions table can be used to group next actions by context.
  • Contexts groupings can be folded, depending on where we are and what we want to see.
  • We can create sums for the number of nexf actions in a group.
• Writing AppleScript for syncing with Reminders should be easy.
  • The script can create different Reminders lists for each context.
  • Due date can be assigned as Reminders due date.
  • Next actions can be added to each Reminders list using the following format.
    • Next action title [Project Title]
  • Questions
    • Could it be possible to sync changes from Reminders back to Numbers using AppleScript?
• Questions
  • What pivot tables are?
  • Can we use pivot tables to create multiple views (perspectives) for the next actions table?
  • How would we store task related notes?
    • A new field can be long, but we can’t have fields under another row.
  • What would be the benefit of this system other than just using a proper task management app like OmniFocus?
    • I guess it’s free and comes with every Mac.

• A Things például egy ilyen szoftver, így a rövid feladatnevek rákényszeríthetnek minket arra, hogy jobban átgondoljuk azokat és a lehető legtisztább megfoglamazást használjunk a kevés hely miatt.
• A rövidebb feladat nevekhez érdemes rövidítéseket vagy emojikat használni.
  • A rövidítések lehetnek saját, belső kódok is. Például ügyfél neve, feladat jellege.
• A Things esetében egy feladat szövege felfogható egy rövid címként is, aminek részletes leírása a feladat kinyitása után látható jegyzetként.

• Jelenleg a @Reach Out listámban használok emojikat azt jelezve hogy az adott kommunikációs forma mi lehet.
  • ✉️ email
  • 📞 hívás
  • 💬 üzenet

Úgy tűnik, hogy a #GTD-ben megfogalmazott projektek esetében is lehet Zettelkastent vezetni egy lényegesen kisebb scope-ban. Ilyenkor a Zettelkasten jegyzeteink outputja maga a projekt céljának elérése-elvégzése.

Felmerülnek a #GTD projekt Zettelkastenekkel kapcsolatban az alábbi kérdések:

• Ilyen esetben van lehetőség arra, hogy egy projektet előre vigyünk a Zettelkasten módszertannal?
  • 2.8.2.4 Things can be used as an idea-manager
• Az itt született jegyzetek hogyan lesznek felhasználhatók esetleg más jegyzetekhez?
• Úgy tűnik, hogy egy ilyen jegyzetsorozat, amit egy kisebb projekt esetében használunk, nagyon hasonlít arra, hogy a projektről privát, vagy publikus naplót vezetünk.

• Every area reminds us to which type of aspects our life we have to maintain.
• Areas contain projects, which can give us a stick in the ground for closing the delta between our current life, and an imagined better one.
• Project contain at least one next action which is a bookmark of what we should pick up as the next physical activity, when is done, it gets the project closer to being a reality.
• 2.8.2.4 Things can be used as an idea-manager
  • 2.8.2.4.4 The project view is the frontend of our file system
  • 2.8.2.4.5 The file system is a backend for our projects

• We have to be disciplined about that, so we can be sure that the best thing that we have to do is the thing we are actually doing.

A YouTube szórakoztató videóit a Watch Laterben gyűjtöm.

Ezek olyan videók, amik gondolkodás nézhetők és leginkább az agyam kikapcsolása miatt nézem ezeket.

A TV is ezekre a videókra van felkészítve.

A fókuszálást igénylő videókat a DEVONthinkben gyűjtöm.

Ezeket a videókat le kell tölteni, hogy bármikor tudjam őket követni, referenciaként használni, linkelni.

A TV előtt AirPlay-vel tudom nézni őket.

Alapesetben az iPaden tudok közben jegyzetelni.

Ha programozás videó, akkor laptopról is tudom ugyanezt csinálni és közben tesztelni a kódot.

• A pénz csupán egy kereskedéshez és források mozgatásához használt eszköz, amivel el tudjuk érni a céljainkat. A pénz mozgatja azokat a forrásokat, amikre szükségünk lehet az életünk állapotának megváltoztatásához.
  • A GTD is egy eszköz a célok eléréshez. A GTD-ben a célokat arra használjuk, hogy ügyesebben tudjunk választani a jelenben a Következő lépésekből.
  • A célok irányt adnak a folyamatoknak
• Az eszköz használatához rendszerekre van szükség, pénz esetében ez a gazdaság működésének megismerése.
  • Amennyiben egy eszközt rendszer nélkül belekényszerítünk a munkamenetünkbe, azzal akadályokat helyezzük magunk elé, ezért nem érti sok ember a pénz működését.
  • Az eszköz és munkafolyamat kapcsolata
• Ahogy sok más eszközt is, úgy a pénzt is lehet rosszul és jól használni. A pénz csak csereeszköz, így annak tárgyi mivolta a nem hordoz magával problémát. A különböző gazdasági és befektetési rendszerek ismeretének hiánya már probléma. Ebből addódóan mindegy mennyi pénzt keresünk, a több pénz csupán nagyobb lehetőségeket jelent.

• Szükség van egy olyan helyre, ami lehet digitális vagy analóg (legjobb esetben mindkettő), ahol tudunk kötetlen formában jegyzetelni, outline-olni, naplózni dolgokat a nap folyamán. ^7168B8EE-1DCE-4F63-A1C9-6789E960F20A
• Az összes jegyzetelési módszer, mint a naplózás, outline-olás, szimpla jegyzetelés arra való, hogy a gondolatainkat tisztázzuk.
  • A felsorolt jegyzetelési módszereket használva a nyers gondolatok kikerüljenek a fejünkből egy külső rendszerbe, ahonnan tovább tudjuk őket fejleszteni helyben, vagy át tudjuk mozgatni egy megfelelőbb eszközbe (például a napló bejegyzéseket a Day One-ba, vagy permanent jegyzetek (Leíró jegyzet) a Outline-ba).

• A napi oldalak szabadon használhatók írással történő gondolkodásra#^7168B8EE-1DCE-4F63-A1C9-6789E960F20A Ez a hely akkor van a legjobban kihasználva, ha van egy eszközünk arra, ami “text capture”-ként tud funkcionálni.
• Az iPad és az alábbi szoftverek hasznosak lehetnek erre az eszközre.
  • Drafts, mint általános scratchpad, szöveg manipuláló eszköz.
  • Craft, mint outliner, jegyzetelő és naplózó alkalmazás.
    • A Craft kiindulópont lehet különböző dolgokra
  • Linea, mint rajzoló alkalmazás vizuális igényekre.
• Az iPad egy fókuszált eszköz, így a jegyzet alkalmazások használata közben nem zavar minket semmi.
  • Érdemes az Apple Focus funkcióját használni ilyenkor.
• Az iPad így egy flexibilis jegyzetfüzetté változik.

• Ha úgy látjuk hogy egy oda-vissza kommunikációt igénylő email beszélgetésben fogunk részt venni, akkor érdemes küldeni egy ajánlást arra, hogy milyen processzt használva érjük el a végcélt.
• A processz beállítása több időt igényelhet, mert ki kell találnunk mit jelent az elkészült állapot, majd ahhoz be kell állítani és el kell magyarázni másoknak a workflow-t.
  • A #GTD-hez hasonló gondolkodás, mivel ott is szükség van arra, hogy elgondolkodjunk egy lehetséges végeredményben.
  • Hosszabb távon kifizetődik ez a gondolkodás, mert nem emailben fogunk oda-vissza kommunikálni, hanem lesz egy megfelelőbb felület az adott projekt elvégzéséhez.
• Amikor egy processz rendszeresen ismétlődik, akkor dokumentálni kell azt és megbeszélni, hogy ezentúl úgy végezzük el.

1. OmniFocusban létre kell hozni egy perspektívát Process néven, ezt fogjuk használni az új tennivalók feldolgozásához.

   

2. Minden más inboxunkból össze kell gereblyézni az OmniFocus Inboxba a feldolgozatlan elemeket. Ebben nagy segítség lehet a Hook alkalmazás, amivel linkelni tudunk szinte minden dologra macOS-en.
3. A Process perspektívát megnyitva látni fogjuk az inboxba összegyűjtött, még nem előrendszerezett tennivalókat. Ezeket hozzá kell rendelnünk vagy meglévő, vagy új projektekhez. Az új projektek nevét nem fontos helyben kitalálni, elég ha megadjuk azt ami elsőként eszünkbe jut, mivel ennek a lépésnek nem a feldolgozás, hanem a gyors előrendszerezés a célja.
4. Az előrendszerezés eredményeként látni fogjuk a feldolgozatlan tennivalókat projekt szerint csoportosítva. Ha ebben a sorrendben haladunk, akkor egyszerre csak egy projekttel fogunk foglalkozni, ahelyett, hogy tennivalónként kellene össze-vissza haladnunk.

• Reduce context switches in the OmniFocus Inbox using a Process perspective – Decoding
• Answering follow-up questions about the Process perspective – Decoding

• Ahogy #GTD-ben is az “egyetlen út a keresztül”, úgy a meditációban is eszerint a koncepció szerint figyelünk a felbukkanó érzésekre, gondolatokra, majd elengedjük őket.
  • Csak úgy tudunk javítani a helyzetünkön ha elfogadjuk azt 4.4
• A GTD módszer lényege röviden az, hogy a dolgokat úgy tudjuk elengedni, hogyha előbb figyelünk azokra és megértjük a jelentésüket – ez alatt érti David Allen 2024-01-02_21-46-david-allen azt, hogy az “egyetlen út a keresztül”. Amíg valamire nem fordítunk figyelmet, addig nem tudjuk elengedni 1.3.3.
• A meditációban hasonló logika lehet az, hogy megfigyeljük a felbukkanó érzéseket, gondolatokat, ezáltal annak látjuk azokat, amik valójában. Az agyunk meg tudja érteni ezeket és helyre tudja tenni a jelentésüket. A #GTD-vel ellentétben, a meditáció közben nem dolgozzuk fel a dolgok jelentését. A “noting” technika egyedül az, amivel minimális jelentést adunk a felbukkanó érzelmeknek, gondolatoknak.
• A #GTD feldolgozási lépése sokkal alaposabb. A meditáció közben rapid módon adunk figyelmet a dolgoknak, azaz nem állunk le azokon gondolkozni, csupán észleljük őket (opcionálisan kategorizáljuk a noting technikával), majd visszatereljük a figyelmünket a légzésre.
• Mindenesetre a két módszer célja ugyanaz, bizonyos szinten közös alapra helyezve azokat a lépéseket, amikkel beazonosítjuk a figyelmünket elterelő dolgokat, majd elengedni azokat. A meditációban ezekkel a lépésekkel megtanulunk földhözragadtak lenni a káoszban.

• Az inboxunkban sorban feldolgozott dolgok folyamatos projektváltással fárasztják le az agyunkat.
• Ahhoz a figyelmünket kímélni tudjuk, érdemes előcsoportosítani projekt szerint az inboxban lévő elemeket, így redukáljuk a kontextus váltások számát a processzálás során. Ezzel a módszerrel projektenként tudunk haladni a tennivalók feldolgozásával, nem pedig össze-vissza.
  • Projekt-szerint csoportosított inbox feldolgozása OmniFocusban

• Mint ahogy a beszélgetések rendszerezése is thread szálakban nyer értelmet, úgy a gondolatok követése, fejlesztése is egy magunkkal történő beszélgetés követése.
• A Zettelkasten jegyzetsorozatok időrendi sorrendben vannak létrehozva, amiket ezután sorba rendezve outline szerű rendszerbe rendezünk.
  • A Zettelkasten jegyzetek egy outline-t építenek fel
• A kártyák egymáshoz viszonyított kapcsolata így kap egy hierarchiát, de alapvetően időrendi sorrendben, egy-egy threadben fejlődik tovább a szál elején elkezdett gondolat.

Niklas Luhmann azt kérdezte egyszer, hogy miért kellene az anyagait egyszerűvé tennie? Akit érdekel a kutatása, az igenis tegye meg azt, hogy belemélyül a témába, nem az ő feladata egy nehéz témakört egyszerűvé tenni.

Vannak olyan dolgok, amik komplekek, nehezen modellezhetők és nem magyarázhatók el egyszerűen.

Niklas Luhmann nyugodt volt a kaotikus világgal kapcsolatban (Aszinkronitás). Úgy gondolta, hogy a világ bonyolult, így nem lehet az egyszerű emberek szintjére lebutítania az elméleteit.

• A Digital Garden nem feltétlenül jelent publikus Zettelkastent, egyszerűen csak egy blog, ahol a posztokat, cikkeket publikusak írjuk. Ettől még egy ilyen seedling, ahogy Maggie Appleton hívja, alapulhat vagy össze lehet fűzve egy vagy több Zettelkasten jegyzetből.
  • Egy iromány elkészítése több rétegből épül fel#^9682D4AA-2333-45CE-A488-820A9FF48D2C
• A seedling fokozatosan fejlődik, hasonlóan a Zettelkastenhez is, viszont ez publikusan történik. A seedling lényegében egy publikus draft, amit időnként frissítünk a digitális kertünkben.
• Ha szisztematikusan akarjuk a seedlinget fejleszteni, akkor érdemes annak írásával rendszeresen foglalkozni (Az írás egy állandó folyamat), amit egy GTD rendszerben is követhetünk; konkrétan egy ismétlődő emlékeztetője van szükségünk a seedling írásáról.

• Az oda-vissza emailezés helyett, érdemes felsorolni kérdéseket egy megosztott dokumentumban.
• Az ügyfélnek azt kell leírni emailben, hogy nézze át a kérdéseket és válaszoljon rájuk hozzászólásként.
  • Ha további beszélgetést igényel valamely topik, akkor mi is válaszoljunk rá ugyanabban a threadben.
• Az így kapott válaszokat helyben vissza tudjuk vezetni a dokumentumba, amiből egy idő után kialakul egy terv az elvégzendő feladatokkal.
  • Előre meghatározott témák kutatása Zettelkastennel

Mindenki fogyasztja az információt de senki sem emészti meg.

Ahhoz, hogy kevesebb emésztetlen információ maradjon utánunk, kell egy módszer arra, hogy az információt összegyűjtsük, megrágjuk, eltároljuk, majd felhasználjuk.

A GTD lépéseit rávezetve a Zettelkasten workflowra, el tudjuk érni azt, hogy az elfogyasztott információval elérjünk célokat.

Az információ önmagában használhatatlan

A GTD lépései a Zettelkasten workflowban.

Capture

  Fleeting jegyzetek készítése Draftsba vagy a Craft journalba.

Processing

  Az összegyűjtött fleeting jegyzetek feldolgozása permament jegyzeteké.

Organize

  Permanent jegyzetek linkelése és az [outline](craftdocs://open?blockId=8597FDB2-E638-4D68-B48D-50A3F1995515&spaceId=386068e4-1c47-b496-bafa-f60902f39d29)-ban megfelelő helyre másolása.

Review

  A meglévő jegyzetek böngészése egy íráshoz és a témábavágó blokkok kimásolása.

Doing

  Az irás folyamata a Ulyssesben.

• Egy eszköz csak akkor működik jól, hogyha van mögötte egy jól definiált munkafolyamat vagy rendszer, ami irányt ad abban, hogy hogyan kell használni az adott eszközt.
  • A külső eszközök felszabadítják az agyunk gondolkozási képességét
  • A rendszerek kidolgozása megnöveli a produktivitásunkat
  • Processz orientált emailezés
• Amennyiben egy eszközt rendszer nélkül belekényszerítünk a munkamenetünkbe, azzal az alábbi akadályokat helyezzük magunk elé:
  • nehéznek tűnhet az eszköz használata, mert nincs mögötte konkrét probléma, vagy letisztázott munkafolyamat.
  • nagy változást igényelhet a munkamenetünkben az eszköz adaptációja, mivel a probléma amire az eszközt készítették, nem biztos hogy nálunk létezik vagy annak komplikáltsága igényli az eszköz meglétét, lásd Digitális minimalizmus.
  • ezek az eszközök általában csak felesleges pénzkidobást jelentenek, mert nem tudjuk őket értékelni jól tisztázott munkafolyamat nélkül
• Felesleges eszközök használatát okozhatja a túltervezés jelensége is.

Kapcsolódó

• A katasztrofizálás és a hirtelen vásárlások kapcsolata
• A túltervezés hatása a változás elfogadására

• Minden digitális végtermék nyers formátumát a fájl rendszerben kell tárolni, nem pedig adatbázisban.
  • Adatbázisban csak support anyagok lehetnek, mint jegyzetek, artifactek, e-mailek.
    • A fotók kivételt képeznek az adatbázisban tárolás tilalma alól, mivel a Photos alkalmazásban kényelmesebben kezelhetők a képek.
    • A fotók particionálva vannak adatbázisok szerint, mint például építkezés vagy esküvő. A saját képeim mindig egy adatbázisban vannak.
• Minden digitális végtermék formátuma nyílt szabvány kell hogy legyen, hogy bárki bármikor meg tudja nyitni.
  • Írás esetében PDF, plain text, Markdown, HTML.
    • A HTML egy speciális interakciót tartalmazó formátum, ami másokkal is megosztható.
  • Videó esetében MP4, MOV.
  • Hang esetében MP3, AAC.
  • Kép esetében JPEG, PNG, TIFF.

• Különbség van a papír és a digitális eszközök felhasználása között.
  • A papír arra használható legjobban, hogy egy még ködös gondolatot rendbe tegyünk és kibogozzunk. A papír tactile érzése és szabad formátuma miatt természetesebb eszköz egy ilyen feladatra.
  • A digitális eszközök könnyen kereshetővé teszik információt, így jó eszközök arra, hogy a papíron kibogozott gondolkodásunk végeredményét tárolják.
  • A papírral ellentétben a digitális eszközök nem adják vissza azt a tactile érzést, amit a papír, nincs meg bennük a szabad felhasználási lehetőség. Emiatt a digitális eszközök nem a leghatékonyabbak a gondolkozás elősegítésére.
    • A digitális eszközök limitált esetekben tudják segíteni a gondolkodást amennyiben tisztáztuk magunkban, hogy miért szeretnénk elérni az adott célt.

• A klasszikus, könyvben leírt GTD rendszer egyszerűbb eszközökre épül, mint sok digitális listamenedzser.
  • Fontos, hogy az általános GTD rendszert sajátítsuk el, mert minden lépésnek és eszköznek lényege van, David Allen nem tett bele felesleges dolgokat.
    • Arra kell fókuszálnunk, hogy a GTD rendszerünk eredményeket produkáljon, nem pedig a cuccaink tökéletes rendszerezésére.
  • Ha a GTD könyvben megfogalmazott eszközökkel és módszertannal nem tudjuk fenntartani a rendszerünket, akkor nem jól csináljuk valamelyik lépést.
• A GTD-ben a következő lépések nincsnek összekapcsolva a projektekkel, mint ahogy azt sok digitális listamenedzser teszi. Minden dolog külön listán van. Az összekapcsolás általunk történik, hetente egyszer a Weekly Review közben.
  • A digitális listamenedzserek csak a kontextus listákon levő következő lépéseket rendelik hozzá a projektekhez, a naptáreseményeket, projektterveket nekünk kell előkeresnünk. Ez zavaró tényező, mert a heti áttekintés alatt azt hihetjük, hogy a projekthez csak a kontextus listáinkon lévő következő lépések tartoznak, elfelejtve az egyéb helyeken (például naptárban) tárolt következő lépéseket. Nekünk kell a fennmaradó lépéseket összekapcsolni a projekttel. Sokkal egyszerűbb munkamódszer, ha mindent a szoftver kapcsol össze számunkra automatikusan, de mivel jelenleg erre nem létezik megoldás, így nekünk kell megkeresnünk a logikai kapcsolatot a dolgok között. Csak így tud az elménk megbizonyosodni arról, hogy átlátjuk a teljes képet.
  • A következő lépések összekapcsolása a projektekkel több felesleges lépést tud eredményezni egy új tennivaló hozzáadásakor. Egy egyszerű lista esetében csak a megfelelő listához kell hozzáadni egy új elemet. A projektek összekapcsolása a következő lépésekkel viszont egy plusz információ — általában egy kitöltendő mező — ami lassabbá teszi a felvitelt.
  • Jobban elgondolkozunk azon, hogy a következő lépés hogyan legyen megfogalmazva, hogyha tudjuk, hogy nem fogjuk látni a hozzá kapcsolódó projektet. Így pontosabb lesz a következő lépés, könnyebben elképzeljük a cselekvést, ami azt eredményezi hogy komolyabb gondolkodás nélkül meg tudjuk csinálni (A cranking widgets gondolkodás nélküli munkavégézést jelent).
• A professzionális listamendzserek túl sok funkcióval rendelkeznek, amik beállítására és karbantartására sok idő megy el. Ezek a funkciók hasznosnak lehetnek, de a GTD módszertan szerint nincs szükségünk másra, csak egy egyszerű listákra. A GTD papíron is működik, ahol ezek a funkciók nem léteznek, mégis hatékonyak tudunk maradni minden pillanatban.
  • Mielőtt egy komolyabb eszközzel oldanánk meg egy problémát, meg kell vizsgálnunk, hogy egyszerűbb eszközzel is el tudjuk-e érni ugyanazt az eredményt.
    • Papírral gondolkozunk, aminek az eredményét digitálisan tárolunk.
  • A sok funkció miatt több időt töltünk az eszköz felesleges finomításával, mint a tényleges munkával.
  • Egy projekt komolyságát nem az határozza meg hogy az eszköz mennyire professzionális.

Output

• Refactoring my GTD system: list managers are complicating our systems A listamenedzser alkalmazások túlbonyolítják a GTD rendszert - Decoding Zettelkasten

Refactoring my GTD system – part 1: list managers are overcomplicating our systems – Decoding

• Weekly Review közben használhatjuk a Reminders flagged funkcióját arra, hogy az adott projekt és az összes hozzá kapcsolódó feladatot megjelölve átnézzük azokat, majd a flageket kitörölve a következő projektre ugorjunk.
• A flagelést használva egyszerre látható egy helyen a projekt és az összes következő lépés, de egyben elkerülhető a következő lépések rendszerezését lassító projekt és következő lépés összekötése.
  • A listamenedzser alkalmazások túlbonyolítják a GTD rendszert
• Érdemes három ablakot nyitni Weekly Review alkalmával.
  • Bal oldalon a teljes Reminders minden listával.
  • Középen a Flagged lista.
  • Jobbra a projekt lista.

• A macOS beépített eszközei kiszolgálják egy teljes GTD rendszer igényeit, lehetőséget adva teljeskörű automatizálásra külső szoftver nélkül.
  • A rendszerek kidolgozása megnöveli a produktivitásunkat 2.3
• Ezek az eszközök nem kimondottam GTD-re vannak kihegyezve, így törekednünk kell arra, hogy egyszerű rendszert alakítsunk ki magunknak.
• Arra kell fókuszálnunk, hogy a GTD rendszerünk eredményeket produkáljon, nem pedig a cuccaink tökéletes rendszerezésére.
• A macOS eszközök lehetőségeit nagyon kevés ember használja ki teljesen. Ennek valószínűleg az az oka, hogy sokan nem képesek rendszerekben gondolkodni, az eszköztől várják a rendszert. A macOS nem ad rendszert, csupán általános eszköz, amit nekünk kell hozzá igazítanunk a GTD szemlétethez.
  • A rendszerek kidolgozása megnöveli a produktivitásunkat

• Kétféle lista hozható létre a Remindersben: egyszerű lista, amit tervezésre tudunk használni és smart lista, amit munkavégzésre.
  • Az egyszerű és smart listáinkat két csoportba érdemes rendezni.
    1. Planning csoport, amit tervezésre használunk.
    2. Doing csoport, amit munkavégzésre használunk.
  • Az egyszerű listába rendszerezéssel szemben a Planning és Doing csoportokat használva projektekhez rendeljük a következő lépéseket.
    • A naptárban lévő következő lépések függetlenül tárolódnak, így azokat külön meg kell keresnünk.
    • A projekt és következő lépések összekötése összemossa két különböző típusú emlékeztető helyét. Éles határt szabunk a rendszerben ha típus szerinti listákon tároljuk az emlékeztetőket.
    • A projekt és következő lépések egymáshoz rendelése nehézkes a Remindersben, több időt visz el az adminisztrációja, mint amennyit nyerünk vele.
      • A listamenedzser alkalmazások túlbonyolítják a GTD rendszert
      • Flageléssel összeköthetők ideiglenesen a Reminders emlékeztetők a Weekly Review alatt
  • A Planning és Doing csoportok listái nem típusuk szerint (projekt vagy következő lépés) tárolják az emlékeztetőket, hanem a rendszer adminisztrációja szerinti lépésekre bontják szét azokat, lásd tervezés és munkavégzés.
    • Két irányból láthatjuk egy emlékeztető szerepét a projektek és kontextusok alapján.
    • A Doing és Planning csoportok a projektek és kontextusok szerinti rendezést emulálják.
• Planning csoport
  • A Planning csoportban egyszerű listákat használunk.
  • A Planning nézet listáit érdemes felelősségi kör szerint rendszerezni.
  • Minden projektünk egy emlékeztetőként van feltüntetve a különböző listákon.
  • A következő lépések alfeladatként vannak hozzárendelve a megfelelő projekt emlékeztetőhöz.
    • Amennyiben egy következő lépés nem tartalmaz kontextust, azt tervként vagy a jövőben használt emlékeztetőként lehet kezelni.
    • A jövőben használt emlékeztetőket gyűjti össze a Scheduled lista, ami a Tickler File-nak felel meg.
  • Mivel a Remindersben nincs különbség projekt és következő lépés emlékeztetők között, így a projekteket a #Project címkével jelöljük meg, a következő lépések kontextus alapú címkét kapnak.
  • A Planning csoport tartalmazza a Someday/Maybe listát is, ahova áthúzhatjuk a nem aktív projekteket.
    • Amikor egy projekt inaktívvá válik, akkor érdemes alatta törölni a meglévő következő lépéseket, hogy azok ne jelenjenek meg a munkavégzésre használt listáinkon.
• Doing csoport
  • Next Actions nézetben smart listákat használunk, de az egyszerűbb listák, mint például a bevásárlólista szintén ide sorolható.
  • A smart listák a kontextus címkékre szűrnek rá, amiket a Planning csoportban adunk meg a következő lépésekhez, amikor tervezzük a projekteket.
  • A címkék drag-and-droppal is beállíthatók: amikor ráhúzunk egy emlékeztetőt a smart listára, akkor a Reminders ráteszi a megfelelő címkét.
• Külső tartalom linkelése
  • A handoffot támogató alkalmazásokban hozzá tudjuk linkelni az alkalmazás éppen látható tartalmát egy új emlékeztetőhöz az alábbi módon.
    • Sirivel használhatjuk a “Remind me about this” kifejezést.
    • Bármilyen szöveget kijelölve a Reminders share extensionnel.
  • URL scheme alapon
    • A jegyzet mezőbe beillesztve az URL-ek kattinthatóvá válnak.
    • Minden emlékeztetőhöz tartozik egy URL mező, amibe az URL-t beillesztve megjelenik az emlékezető alatt egy kattintható előnézet.
• Inbox lista
  • Alapértelmezett lista, amibe fel tudjuk írni a nem letisztázott dolgokat.
  • Külső tartalom handoff alapú linkelésével gyorsan tudunk helyben capturerölni emlékeztetőket, amiket később processzálni tudunk.
  • Ideiglenes lista arra, hogy a következő lépéseket megtervezzük és rendszerezzük.
    • Akár teljes projektek megtervezhetők az Inbox listában, amit utána a megfelelő Planning listába kell húznunk.

A flottul működő munkamenet azt jelenti, hogy rendelkezésünkre állnak olyan eszközök, amiket tudunk is használni.

Kapcsolódó

• Az automatizáció lényege
• Az eszköz és munkafolyamat kapcsolata
• A Capture Wallet a preferált capture eszközöm

• Amikor egy funkció elkészül, akkor az ahhoz tartozó code review szolgálhat alapul egy dokumentáció elkésztéséhez.
• A PR-ben végig kell néznünk a saját kódunkat és az érdekes/fontos részekhez megjegyzéseket kell írni.
  • Előfordulhat, hogy fogunk találni olyan dolgokat, amiket meg kell változtatnunk. Rajtunk áll, hogy ezeket javítjuk-e.
• Ezután a kommentek össze kell gyűjteni és Craftban egy új dokumentumba beillesztve vázlatként felhasználni a dokumentációhoz.
  • Hasonlóan, ahogy A Zettelkasten lebontja az írást fizikai lépésekre, a lokális jegyzetelés is adhat természetesen kialakuló vázlatot (lásd a A Zettelkasten és a GTD hagyja természetesen kialakulni a dolgokat).

• Hasonlóan a fizikai Zettelkasten fa szerkezetéhez, az outline alapú Zettelkasten esetén is be kell szúrni egy jegyzetet egy fa alapú struktúrába.
• Az így kapott jegyzetsorozatok digitális Zettelkasten esetében is használhatók, mivel meg kell állnunk és el kell azon gondolkoznunk hogy hova fogjuk beilleszteni az új jegyzetet az outline-ban.

• Amikor eszünkbe jut egy új ötlet, akkor az arról készült Örökzöld jegyzettípusoket helyben is elkezdhetjük írni.
  • A Craft atomikus jellege miatt a blokkok bármelyik jegyzet között átmozgathatók vagy új jegyzetté csoportosíthatók.
• Amikor egy új jegyzet pontjait kifejtettük, akkor annyi dolgunk van hogy kijelölt blokkokat csoportosítjuk helyben egy új oldalra. Az így kapott jegyzet átmozgatható és linkelhető a Outline jegyzetek között.
  • Ennek előnye az hogy nem kell foglalkoznunk a struktúrával, elég ha csak írunk, így a Zettelkasten természetes kialakulási jellege lokálisan is tud működni.
    • A Zettelkasten és a GTD hagyja természetesen kialakulni a dolgokat

A digitális Zettelkasten mobil rendszer, így ha a telefonunkról is elérjük, lényegében bárhonnan tudjuk szerkeszteni.

A szerkesztés lépései elég kicsik ahhoz, hogy telefonról is tudjuk csinálni.

Mivel a Zettelkasten jegyzetek általában rövidek, igy bárhol le tudunk írni pár gondolatot.

A blokkok a jegyzetek atomjai, így telefonon akár egy darab blokkon is lehet külön dolgozni vagy Az új Zettelkasten jegyzetek Crafttal helyben is kibonthatók.

Atomikus blokkokból összeileszthetők önálló jegyzetek?

• A Zettelkasten index veszélye az, hogy kategóriáként kezdjük el használni, pedig a jegyzetek jó rendszerezési módja az, ha topikok szerint rendezzük a jegyzeteket.
• Mivel az index belépési pont a Zettelkastenbe, így fontos lehet egy analóg Zettelkasten esetében. Viszont a A Zettelkasten jegyzetek egy outline-t építenek fel, így az outlineban már láthatjuk a kialakuló patterneket.
• Ebben a formában az index és a tartalomjegyzék jegyzet ugyanazt a funkciót látja el, de utóbbi konkrétabb témakör szerint hivatkozik a többi jegyzetre, így elég, ha csak azt használjuk (Tartalomjegyzék jegyzetek készítése).

• Amikor egy jegyzet bekerül a #Zettelkasten outline-ba, akkor a kiválasztott helye fogja meghatároz a sorrendet a #Zettelkasten jegyzetsorozatokban 2.6.9. Ilyen esetben a jegyzet kapcsolódik az előtte és mögötte lévő többi jegyzethez, így láthatóvá válik egy ötlet kialakulásának története az outline-t követve.
  • A #Zettelkasten jegyzetsorozatok threadként követhetők 2.6.14
• A #Zettelkasten outline mivolta miatt nem biztos, hogy szükség van arra, hogy jegyezet linkeljük bármilyen irányba is.

Nem kell minden jegyzetnek a saját szavainkat tartalmaznia. Felhasználhatunk idézetek is a Zettelkastenben.

Vannak olyan jegyzetek amik így nyersebb állapotban lesznek, mint egy jól kidolgozott és megírt Örökzöld jegyzettípusok, de még adhatnak ismeret alapanyagot.