• A klasszikus, könyvben leírt GTD rendszer egyszerűbb eszközökre épül, mint sok digitális listamenedzser.
  • Fontos, hogy az általános GTD rendszert sajátítsuk el, mert minden lépésnek és eszköznek lényege van, David Allen nem tett bele felesleges dolgokat.
    • Arra kell fókuszálnunk, hogy a GTD rendszerünk eredményeket produkáljon, nem pedig a cuccaink tökéletes rendszerezésére.
  • Ha a GTD könyvben megfogalmazott eszközökkel és módszertannal nem tudjuk fenntartani a rendszerünket, akkor nem jól csináljuk valamelyik lépést.
• A GTD-ben a következő lépések nincsnek összekapcsolva a projektekkel, mint ahogy azt sok digitális listamenedzser teszi. Minden dolog külön listán van. Az összekapcsolás általunk történik, hetente egyszer a Weekly Review közben.
  • A digitális listamenedzserek csak a kontextus listákon levő következő lépéseket rendelik hozzá a projektekhez, a naptáreseményeket, projektterveket nekünk kell előkeresnünk. Ez zavaró tényező, mert a heti áttekintés alatt azt hihetjük, hogy a projekthez csak a kontextus listáinkon lévő következő lépések tartoznak, elfelejtve az egyéb helyeken (például naptárban) tárolt következő lépéseket. Nekünk kell a fennmaradó lépéseket összekapcsolni a projekttel. Sokkal egyszerűbb munkamódszer, ha mindent a szoftver kapcsol össze számunkra automatikusan, de mivel jelenleg erre nem létezik megoldás, így nekünk kell megkeresnünk a logikai kapcsolatot a dolgok között. Csak így tud az elménk megbizonyosodni arról, hogy átlátjuk a teljes képet.
  • A következő lépések összekapcsolása a projektekkel több felesleges lépést tud eredményezni egy új tennivaló hozzáadásakor. Egy egyszerű lista esetében csak a megfelelő listához kell hozzáadni egy új elemet. A projektek összekapcsolása a következő lépésekkel viszont egy plusz információ — általában egy kitöltendő mező — ami lassabbá teszi a felvitelt.
  • Jobban elgondolkozunk azon, hogy a következő lépés hogyan legyen megfogalmazva, hogyha tudjuk, hogy nem fogjuk látni a hozzá kapcsolódó projektet. Így pontosabb lesz a következő lépés, könnyebben elképzeljük a cselekvést, ami azt eredményezi hogy komolyabb gondolkodás nélkül meg tudjuk csinálni (A cranking widgets gondolkodás nélküli munkavégézést jelent).
• A professzionális listamendzserek túl sok funkcióval rendelkeznek, amik beállítására és karbantartására sok idő megy el. Ezek a funkciók hasznosnak lehetnek, de a GTD módszertan szerint nincs szükségünk másra, csak egy egyszerű listákra. A GTD papíron is működik, ahol ezek a funkciók nem léteznek, mégis hatékonyak tudunk maradni minden pillanatban.
  • Mielőtt egy komolyabb eszközzel oldanánk meg egy problémát, meg kell vizsgálnunk, hogy egyszerűbb eszközzel is el tudjuk-e érni ugyanazt az eredményt.
    • Papírral gondolkozunk, aminek az eredményét digitálisan tárolunk.
  • A sok funkció miatt több időt töltünk az eszköz felesleges finomításával, mint a tényleges munkával.
  • Egy projekt komolyságát nem az határozza meg hogy az eszköz mennyire professzionális.

Output

• Refactoring my GTD system: list managers are complicating our systems A listamenedzser alkalmazások túlbonyolítják a GTD rendszert - Decoding Zettelkasten

Refactoring my GTD system – part 1: list managers are overcomplicating our systems – Decoding