A büdzsében a Megosztott költségek kezelésére egy külön kategóriát kell használni (Minden büdzsé kategória egy folyamatot jelent), amiben a saját költéseinktől leválasztva követjük nyomom ezeket a tranzakciókat. Mivel a tartozások mindig egy meglévő tranzakciónál keletkeznek, így a felvitelnél érdemes a Split funkciót használni a megfelelő kategóriák beállításához.

• Amikor felveszünk egy megosztott költséget tartalmazó tranzakciót, akkor splittelni kell a tartozás részt, hogy az ne rontsa el a Reports nézet kiadásait.
• A saját részünker a megfelelő kategóriákba kell rendszerezni, így megtartva a rendes költés mennyiségét, nem pedig eltorzítva a reportokat.
  • A pénzköltésre használt kategóriákban feljegyzett pénzmozgás meg fog jelenni a riportokban / trendekben is, pontosabb képet adva arról, hogy mire költjük a pénzünket.
• Mivel a tartozás beírásához szükséges egy kategória, így ebben a kategóriában túlköltés fog keletkezni, amit nem érdemes javítani.
  • Ez a módszer abból a szempontból hátrányos, hogy a YNAB a következő hónap teljes összegére is rá fogja tenni a túlköltést, amivel nem fogjuk látni a tényleges tartozások összegét a következő hónapban.
  • Ezt elkerülhetjük, ha a Ready to Assign részen tartunk egy akkora összeget, ami lefedi a tartozást is, de ezt nehéz összevetni és szinkronban tartani egymással.
  • A Separation of Concerns elméletet követve, érdemes a tartozás kategóriára is pénzt fordítani, így különválasztjuk a büdzsében levő pénzmozgást és a tartozást, aminek összegét nem a büdzsében, hanem külön a Tartozások táblázatban, vagy a Külön büdzsé kategóriában kell kezelni a megosztott költségeket#^31B05E50-FC4D-4D46-9BE3-9FDFDCF9926B a tranzakciók nézetben tudunk követni.
• Opcionálisan piros flaggel jelölni és követni azokat a tranzakciókat, amik tartozást tartalmaznak. Amikor visszakaptuk a pénzt, akkor a piros flag eltávolítható. ^31B05E50-FC4D-4D46-9BE3-9FDFDCF9926B

A büdzsé fő és alkategóriái a GTD 5 horizontján látható listáinkkal összefüggésben kell hogy legyenek.

• A büdzsé elég, ha csak a Célok listáig megy fel, mert a felette lévő Jövőkép és Küldetés és alapelvek lista nem fogalmaz meg elég konkrét dolgokat.
• Fontos viszont, hogy a két felső Jövőkép és Küldetés és alapelvek pontjai legyenek cél vagy projekt formájában levetítve a lenti listákra is.
• A büdzsé akkor tud jó kategóriákat leírni, ha azok konkrét folyamatokat fogalmaznak meg, amiket a projektek, a Fókuszterületek és felelősségi körök és a Célok lista támaszt alá.

A célok irányt adnak a folyamatoknak 2.9.2, így a büdzsében egy kategória valamilyen folyamatot jelképez, amivel el akarunk érni egy célt. A cél lehet valaminek a fenntartása (Fókuszterületek és felelősségi körök), vagy tényleges célok elérése.

Érdemes különbséget tenni a pénzköltésre és pénzgyűjtésre használt büdzsé kategóriák között.

• A pénzköltésre használt kategóriák olyan általános folyamatokat kell hogy leírjanak, amik állandóan jelen vannak az életünkben.
• A pénzköltésre használt kategóriákban feljegyzett pénzmozgás meg fog jelenni a riportokban / trendekben is, pontosabb képet adva arról, hogy mire költjük a pénzünket.
• A pénzgyűjtésre használt kategóriák ideiglenesen vannak jelen, ami azt jelenti, hogy egy egyszeri cél kifizetésére gyűjtjük össze benne a pénzt.
  • Amennyiben a pénzgyűjtés és pénzköltés rendszeresen ismétlődik (mondjuk évente), úgy pénzköltésre használt kategóriáról beszélünk, mert a folyamat bár pénzgyűjtéssel jár, de állandóan jelen van az életünkben.
• Amikor egy pénzgyűjtésre használt kategóriában összegyűlik a pénz és megtörténik a vásárlás, a tranzakciót egy általánosabb pénzköltésre használt kategóriában érdemes jegyezni, hogy ne torzítsa el a riportokat / trendeket. Az összegyűjtött pénzt át kell mozgatni a pénzgyűjtésre használt kategóriából a tranzakciót tartalmazó pénzköltésre használt kategóriába.
• Ha a pénzgyűjtésre használt kategóriára már nincs szükségünk, akkor nyugodtan töröljük, mivel nem tartalmaz tranzakciókat, csak egy ideiglenes pénzparkolóként használtuk.
• A pénzköltésre használt kategóriákat törlés helyett el kell rejteni, mert azok tranzakciókat tartalmaznak, amiket törléssel újra kellene kategorizálni.
  • Elrejthetünk olyan pénzköltésre használt kategóriákat is, amik csak időnként bukkanak fel az életünkben, de nincs szükségünk arra, hogy állandóan lássuk ezeket. Ilyenek lehetnek például az előfizetések, amiket időnként használunk.

• A büdzsében használt főkategóriák azon célokat kommunikálják, amik az életünk fentartásához szükséges folyamatokat rendszerezik.
  • Minden büdzsé kategória egy folyamatot jelent
• Ezek a célok átfedésben vannak a Felelősségi körök listával, de teljes képet adnak arról, hogy ki vagy mi felé van anyagi vonzatunk és az milyen fókuszterületet vagy felelősségi kört szolgál ki.
• Kapcsoló lista a A YNAB főkategóriák céljai

Szét kell választanunk az egészség és az orvosok büdzsékategóriákat a kiadásainkban.

• Az egészség a megelőzésről szól, ami egy proaktív viselkedési forma.
• Az orvosok a meggyógyításról, ami reaktív.

Kérdés: elmondható általánosan hogy az egészségre többet kell költenünk, mint az orvosokra?

• Ez nem minden esetben igaz.
  • Lehetnek olyan orvosokkal kapcsolatos kiadásaink, amiket muszáj kifizetnünk, például váratlan megbetegedések.
  • Rengeteg olyan mód van az egészség fentartására amiért semmit nem kell fizetnünk. Az orvosoknak mindig kell fizetnünk.
• Aug 6., Fri - Célok közé foglaltam hogy Az egészséggel kapcsolatos kiadásaim nagyobbak, mint az orvosokkal kapcsolatosak.

• Az irányítás visszaszerzéséhez mozgásban kell lennünk. Ha már eleve mozgásban tartunk valamit, akkor sokkal könnyebb azzal irányt módosítani, mintha állóhelyből indulnánk.
• A kontrol visszaszerzése egy állandó oda-vissza pattanó folyamat. Ha túl sokáig hagyjuk, hogy a dolgok gyűljenek, akkor nehezebben tudunk gyorsan dönteni azokról, aminek az lesz az eredménye, hogy tovább maradunk a bizonytalanság állapotában. Ahhoz, hogy újra irányításba kerüljünk A különböző GTD horizontokat időnként át kell nézni.

• Amikor a tényleges munkavégzést csináljuk, akkor a Következő lépéseknek egyértelműeknek kell lennie. Így komolyabb gondolkodás nélkül végig tudni menni a feladatokon egy adott kontextus listában.
  • A következő lépéseknek cselekvést kell leírniuk#^1CAC5365-7235-418F-8371-2CE412CC8A1F
    • A következő lépéseknek cselekvést kell leírniuk
• Ez unalmas munkavégzést eredményezhet.
  • David Allen szerint “legalább haladunk”.
• A Következő lépés előkészítéséhez szükség van arra, hogy:
  1. rendszerszerűen szétválasztjük a gondolkodást és a munkavégzést
  2. korábban már megtörtént a gondolkodás
• A következő lépéseknek tényleges fizikai feladatot kell megfogalmaznia.
  • El kell képzelnünk a következő lépéseket fizikálisan, komolyabb gondolkodás nélkül.
  • A feladat elsőre egyértelmű – emiatt hívjuk cranking widgets-nek – olyan mint egy gyárban dolgozni a szalagnál.
  • Ez csökkenti a halogatást, mivel egy konkrét következő lépést sokkal jobban hajlandóak vagyunk megcsinálni, amennyiben el tudjuk képzelni azt fizikálisan. Ezen feladatok scope-ja rövidebb, mivel egy nagy projekt részei; Gyorsabb munkával kevesebbet halogatunk
• Az a GTD-alapú munkavégzés tökéletes célja, amikor a munkánk át van gondolva és csak csinálnunk kell azt.
  • A nyugodt munkavégzés eléréséhez különböző szintek vannak
  • A következő lépések elvégzésére mentálisan fel kell készülni
  • Lehetőségünk van az emlékeztetőket kontextus szerint rendezni, amiket “olyan hamar kell elvégezni, amilyen hamar tudjuk”.
    • A nyugodt élet titka hogy minden pillanatról tudjuk, hogy jól kihasználjuk
  • Külön kell választani az időhöz kötött feladatokat, amikkel adott napon mindenképpen kell foglalkoznunk kell.
    • Az aznapi dolgok menedzselése három helyen történik

Reference

• Get your life back to widget-cranking!

Vannak természetes és mesterséges GTD kontextusok.

• A természetes kontextus az aminél szokásként már automatikusan a listához nyúlunk a megfelelő pillanatban.
• A mesterséges kontextus az, aminél valamilyen külső emlékeztetőre van szükségünk ahhoz, hogy a listát a megfelelő pillanatban megnézzük. Ilyen emlékeztető lehet például a naptár, amire külön eseményként hozzuk létre a lista átnézését. Agenda listák esetében ez egy meeting másokkal, sima komtextusok esetén magunkkal.
• Minden kontextus lista lényege, hogy adott helyzetben elgondolkozunk, hogy van-e rá meglévő listánk. Ha van, akkor elővesszük a listát és átnézzük rajta a lehetőségeinket.

• Mivel A következő lépések elvégzésére mentálisan fel kell készülni, Bármilyen munkafolyamat akkor kezelhető legjobban rendszerben, amikor definiáljuk annak konkrét lépéseit és azokat egyenként egy adagban végezzük el (batching). Ezzel elkerüljük azt, hogy egy folyamatban a különböző lépésekhez szükséges különböző figyelmi igények és kognitív funkciók összekeveredjenek. A cranking widgets gondolkodás nélküli munkavégézést jelent.
• Amikor egy menetben csináljuk a különböző lépéseket, akkor lényegében multitaszkolunk. Ilyenkor viszont nem több dolgon dolgozunk egyszerre, hanem a figyelmünket váltogatjuk gyakoran. Ez lényegesen csökkenti a hatékonyságunkat.
• Az a legjobb, ha átgondoljuk a folyamatot, megkeressük benne a hasonló figyelmet igénylő lépéseket, majd azokat egyben végezzük el, lehetőleg elkerülve azt, hogy a különböző lépések egyszerre elvégezve multitaszkoljunk.

Kapcsolódó

• A Zettelkasten rendszer célja
• Aszinkronitás használata a munkafolyamatunkban
• Az agyunk jelzései a tisztázatlan dolgokkal kapcsolatban

Kívánhatjuk azt hogy a jelen pillanat más legyen, vagy kihasználhatjuk azt. Az első esetében szenvedni fogunk, a másodiknál nyugodtan fogunk élni. A GTD alapján A nyugodt élet titka hogy minden pillanatról tudjuk, hogy jól kihasználjuk.

• Ha a rendszerünk jól működik, akkor elég, ha csak azzal foglalkozunk, hogy azt karbantartsuk, ha pedig hibák vannak benne, akkor javítsuk. Fontos, hogy egyszerű eszközöket használjunk, mert A listamenedzser alkalmazások túlbonyolítják a GTD rendszert.
• Az aszinkron világműködés elfogadásában az a jó, hogy a rendszerbe vetett bizalmunk elég ahhoz, hogy tudjuk, hogy minden pillanatot megfelelő használunk ki. Az eredményeket nem tudjuk irányítani, de ezt elfogadva tudni fogjuk, hogy az univerzum gondoskodni fog azokról. A GTD-ben a célokat arra használjuk, hogy ügyesebben tudjunk választani a jelenben.
• A nyugodt élet titka hogy minden pillanatról tudjuk, hogy jól kihasználjuk
• A hasonló típusú munka csoportosításával kímélni tudjuk a figyelmünket
• A cranking widgets gondolkodás nélküli munkavégézést jelent
• A következő lépések elvégzése folyamatos hozzájárulás egy projekt céljának eléréséhez
• Három rendszer állandó karbantartása kell ahhoz hogy működjenek a dolgaim

• A munkában a sebesség azért fontos, mert kevesebbet fogunk halogatni. Ha gyorsan dolgozunk, kevesebb energia-befektetés kell ahhoz, hogy elkezdjünk valami újat. Ennek az ellentétje is igaz. Ha túl sokáig csinálunk valamit, akkor később nem fogjuk megismételni, mert úgy gondoljuk, hogy túl nehéz volt.
• Ha állandó mozgásban vagyunk, akkor A következő lépések elvégzésére mentálisan fel kell készülni.
• Ugyanígy Az irányítás visszaszerzéséhez mozgásban kell lennünk.

Forrás

• 20200603085133

A #GTD célja nem az hogy megelőzzük az irányítás elvesztését, hanem hogy lerövidítsük azt az időt, amíg bizonytalan állapotban vagyunk. Ehhez fizikai cselekvés és pszichés állapot megváltoztatása is szükséges.

• A saját helyzetünk és végzetünk a közvetlen irányításunkon kívülre esik. Csak úgy tudunk javítani a helyzetünkön ha elfogadjuk azt.
• Tisztában kell lennünk azzal, hogy adott pillanatban mit nem csinálunk, amihez A különböző GTD horizontokat időnként át kell nézni.

• Rendelkezésünkre kell hogy álljon egy ellenőrzőlista, ami különböző szintű lépéseket ír le arra, hogy hogyan tudunk újra irányításba kerülni attól függően, hogy mennyire érezzük magunkat szétszórva. ^A6AEE9BA-5A34-4BD0-ADB6-1C4B7C4AC54D
• A nyugodt munkavégzés eléréséhez konkrét lépéseket tudunk tenni aszerint, hogy mennyire érezzük magunkat szétszórva.
  1. Csendes környezetet kell teremtenünk magunknak.
  2. Át kell néznünk az összes inboxunkat és fel kell dolgoznunk a backlogot.
  3. Át kell néznünk a projektek listát és ez alapján Következő lépéseket kell kidolgoznunk.
     1. A csoportosított projekt lista könnyebben átnézhető.
     2. A projekt lista átnézése lehetőséget ad következő lépések kidolgozására olyan esetekben, amikor nem tudjuk mit kell csinálnunk.
     3. Amennyiben stresszelünk egy projekt miatt, úgy érdemes átnézni azt és letisztázni a következő lépéseket.
  4. Át kell néznünk az adott és következő napot a naptárban.
  5. Át kell néznünk a kontextus listákat aszerint, hogy milyen kontextusban vagyunk (vagy milyen kontextusba érdemes átváltanunk).
     • Vannak természetes és mesterséges GTD kontextusok
     • A cranking widgets gondolkodás nélküli munkavégézést jelent
  6. A lista utolsó eleme a Weekly Review, amit akkor kell végigcsinálni, ha minden kötél szakad.
     • El kell fogadnunk, hogy a Weekly Review-ra akkor van szükségünk, amikor legkevésbé hisszük hogy van rá időnk.
     • Hasznosabb rövidebb Weekly Review-t csinálni hosszabb kihagyás után
• A közvetlen munkavégzés felett álló GTD horizontok szintén hatással vannak mindennapi cselekvéseink nyugalmára, így a A különböző GTD horizontokat időnként át kell nézni.

• A GTD 5 horizontját időközönként át kell néznünk ahhoz hogy teljes képet kapjunk arról hogy a dolgaink hol állnak adott pillanatban.
• Nem minden GTD horizont azonos szinten fontos. Minél feljebb haladunk a GTD horizontok között, annál ritkábban kell azt reviewzni.
  • A GTD segít irányítás alá vonni a zavar utáni zajt
• A GTD horizontok áttekintésére az alábbi triggereket ajánlja David Allen.
  • Küldetések és alapelvek: bármikor amikor tisztánlátás, irányadás, vagy motiváció szükséges.
  • Jövőkép: bármikor amikor tisztánlátás, irányadás, vagy motiváció szükséges.
  • Célok: éves, negyedéves áttekintés és újrakalibrálás.
  • Fókuszterületek és felelősségi körök: teljesítmény áttekintés, havi személyes státusz ellenőrzés, bármikor amikor a munkánk vagy életünk valamilyen változása miatt újra kell értékelnünk a felelősségeinket.
  • Projektek: hetente vagy bármikor amikor a következő lépéseink nem naprakészek.
  • Következő lépések: naponta többször; amikor felmerül a kérdés, hogy mi a következő dolog, amivel foglalkoznunk kell.

• Rendszeresen – akár mindennap – szükségünk van arra, hogy a szembejövő új információra megfelelő figyelmet fordítsunk (emiatt ellenőrző listát kell tartanunk a capture eszközeinkről 2.14.2.1), különben nem marad kapacitásunk a gondolkodásra.
  • Az a munkám, hogy gondolkodok 1.1
• A kontrol visszaszerzése egy állandó oda-vissza pattanó folyamat 2.11.2. Ahhoz hogy igazán jól átlássunk valamit, arra van szükség, hogy az adott dolog megkapja a megfelelő figyelmet. Mivel a nyugodt munkavégzés eléréséhez különböző szintek vannak 2.10, így ezt a figyelmet rutinszerűen és szisztematikusan lépésekre bontva kell biztosítanunk magunknak, így a gondolokodásunkat nem viszi el a rendszer működése, hanem csak a nyers információ átnyálazása marad.
• Ennek legjobb módja, ha találunk arra valami lehetőség, hogy egyedül legyünk. Az egyedüllét során az elménkre nincs hatással mások elméje 4.2.2.1

• A rögeszmés gyűjtögetés azt jelenti, hogy bár összegyűjtünk dolgokat, de azokat nem tisztázzuk és nem rendszerezzük a tisztázás végeredményét a megfelelő helyre. A rögeszmés gyűjtögetés elsőre produktívnak tűnik, mert kevés cselekvéssel úgy érezzük, hogy hasznosat tettünk, viszont hosszú távon ugyanúgy el fogjuk felejteni a dolgokat és kicsúszik a kezünkből az irányítás. A fel nem dolgozott ötletek és dolgok csupán nyers állapotban léteznek, az információ önmagában használhatatlan 1.2.
• Habár azokon a helyeken, ahol gyakran megfordulunk tartanunk kell capture eszközöket, megannyi capture eszköz használata magában hordozza azt a veszélyt, hogy bár felírom a dolgokat, de annak tartalmát nem dobom be az inboxba, így nem fogom időben feldolgozni. 2.14.2.1

Kapcsolódó

• A Zettelkasten rendszer célja 2.6
• Az agyunk jelzései a tisztázatlan dolgokkal kapcsolatban 1.3.2
• A referencia jegyzetek gyűjtésének és feldolgozásának lényege 2.6.8

• Amíg valamire nem fordítunk figyelmet, addig nem tudjuk elengedni.
• Az irányított figyelem azt jelenti, hogy tisztázzuk azt, ami az elménkben van. Amikor tisztázva van, akkor az agyunk megnyugszik, elengedi az adott dolgot és elfogadja a helyzetet. Ebben a segít a GTD, amihez viszont mindfulnak kell lennünk.
  • Rendelkezésünkre kell hogy álljon egy ellenőrzőlista, ami különböző szintű lépéseket ír le arra, hogy hogyan tudunk újra irányításba kerülni attól függően, hogy mennyire érezzük magunkat szétszórva. 2.10
• A Mindfulness fejlesztés esetében a meditáció az a gyakorlat, amivel a figyelmünkket fejleszteni tudjuk. A meditációnak nincs eredménye vagy célja 4.2.2.3, hanem azt tudjuk vele gyakorolni, hogy hogyan fordítsunk valamire figyelmet, hogy el tudjuk engedni azt.
  • A mindfulness visszatartja az elménket a szabadságban? 4.2.2.3.1

Az agyunk automatikusan gondolkozik azokon a dolgokon, amik még nincsenek letisztázva. Jelzi nekünk egy elvarratlan szállal kapcsolatban, hogy figyelmet kell neki szentelnünk, le kell tisztáznunk jelentését, hogy ezután a figyelmünk automatikusan felszabaduljon, azaz szükségünk van térre a gondolkodáshoz 1.4. Amíg valamire nem fordítunk figyelmet, addig nem tudjuk elengedni 1.3.3. A #GTD segít irányítás alá vonni a zavar utáni zajt 2.11.1. A következő lépések listában lévő tisztázottnak hitt, de halogatott lépések esetében is az szokott lenni a probléma, hogy a következő lépéssel kapcsolatban nincs tisztázva valami.

• Lehet, hogy nem a tényleges fizikai cselekvést írtuk le. El kell képzelnünk a következő lépéseket fizikálisan.
  • #NextActions A következő lépéseknek cselekvést kell leírniuk 2.7.2
  • 2.7.7 Journaling can help us to clarify next actions
• Lehet, hogy valami részletet nem tisztáztunk, vagy esetleg van előtte egy másik tevékenység, amit figyelmen kívül hagytunk.
• Az is lehet, hogy a projekt célja nem jól van megfogalmazva. A projektek múltidőben való megfogalmazása elősegíti a tényleges cél megkeresését 2.9.3.1.
• Előfordulhat, hogy a következő lépést kényszerből tesszük, azaz rezisztencia alakul ki a rövidtávú és hosszútávú céljaink között, így a következő lépés elvégzéshez nagyobb mennyiségű akaraterőre van szükségünk.

Az agy nagyon szereti a rutint. Mielőtt egy új információ másféle gondolkodásra ösztönözné az agyat, az beolvasztja az új információt a meglévők közé, vagy teljesen elrejti az érzékszerveink elől. Ez lehet az oka annak, ami miatt GTD-ben nehezen vesszük észre a felírandó dolgokat. Az új információ elrejtőzik mielőtt észrevennénk, így csak tudatosan, a gondolatainkra odafigyelve lehet ezeket kiszűrni.

Kapcsolódó

• Az agyunk jelzései a tisztázatlan dolgokkal kapcsolatban 1.3.2

• Az információ önmagában használhatatlan. Csak történelmi jelentősége van. Ezzel szemben az információból kinyert tudásnak igazi haszna van.
  • Le kell írnunk az olvasás közben eszünkbe jutó gondolatokat 2.14.8