A #GTD célja nem az hogy megelőzzük az irányítás elvesztését, hanem hogy lerövidítsük azt az időt, amíg bizonytalan állapotban vagyunk. Ehhez fizikai cselekvés és pszichés állapot megváltoztatása is szükséges.

• A saját helyzetünk és végzetünk a közvetlen irányításunkon kívülre esik. Csak úgy tudunk javítani a helyzetünkön ha elfogadjuk azt.
• Tisztában kell lennünk azzal, hogy adott pillanatban mit nem csinálunk, amihez A különböző GTD horizontokat időnként át kell nézni.

• Rendelkezésünkre kell hogy álljon egy ellenőrzőlista, ami különböző szintű lépéseket ír le arra, hogy hogyan tudunk újra irányításba kerülni attól függően, hogy mennyire érezzük magunkat szétszórva. ^A6AEE9BA-5A34-4BD0-ADB6-1C4B7C4AC54D
• A nyugodt munkavégzés eléréséhez konkrét lépéseket tudunk tenni aszerint, hogy mennyire érezzük magunkat szétszórva.
  1. Csendes környezetet kell teremtenünk magunknak.
  2. Át kell néznünk az összes inboxunkat és fel kell dolgoznunk a backlogot.
  3. Át kell néznünk a projektek listát és ez alapján Következő lépéseket kell kidolgoznunk.
     1. A csoportosított projekt lista könnyebben átnézhető.
     2. A projekt lista átnézése lehetőséget ad következő lépések kidolgozására olyan esetekben, amikor nem tudjuk mit kell csinálnunk.
     3. Amennyiben stresszelünk egy projekt miatt, úgy érdemes átnézni azt és letisztázni a következő lépéseket.
  4. Át kell néznünk az adott és következő napot a naptárban.
  5. Át kell néznünk a kontextus listákat aszerint, hogy milyen kontextusban vagyunk (vagy milyen kontextusba érdemes átváltanunk).
     • Vannak természetes és mesterséges GTD kontextusok
     • A cranking widgets gondolkodás nélküli munkavégézést jelent
  6. A lista utolsó eleme a Weekly Review, amit akkor kell végigcsinálni, ha minden kötél szakad.
     • El kell fogadnunk, hogy a Weekly Review-ra akkor van szükségünk, amikor legkevésbé hisszük hogy van rá időnk.
     • Hasznosabb rövidebb Weekly Review-t csinálni hosszabb kihagyás után
• A közvetlen munkavégzés felett álló GTD horizontok szintén hatással vannak mindennapi cselekvéseink nyugalmára, így a A különböző GTD horizontokat időnként át kell nézni.

• A GTD 5 horizontját időközönként át kell néznünk ahhoz hogy teljes képet kapjunk arról hogy a dolgaink hol állnak adott pillanatban.
• Nem minden GTD horizont azonos szinten fontos. Minél feljebb haladunk a GTD horizontok között, annál ritkábban kell azt reviewzni.
  • A GTD segít irányítás alá vonni a zavar utáni zajt
• A GTD horizontok áttekintésére az alábbi triggereket ajánlja David Allen.
  • Küldetések és alapelvek: bármikor amikor tisztánlátás, irányadás, vagy motiváció szükséges.
  • Jövőkép: bármikor amikor tisztánlátás, irányadás, vagy motiváció szükséges.
  • Célok: éves, negyedéves áttekintés és újrakalibrálás.
  • Fókuszterületek és felelősségi körök: teljesítmény áttekintés, havi személyes státusz ellenőrzés, bármikor amikor a munkánk vagy életünk valamilyen változása miatt újra kell értékelnünk a felelősségeinket.
  • Projektek: hetente vagy bármikor amikor a következő lépéseink nem naprakészek.
  • Következő lépések: naponta többször; amikor felmerül a kérdés, hogy mi a következő dolog, amivel foglalkoznunk kell.

• Rendszeresen – akár mindennap – szükségünk van arra, hogy a szembejövő új információra megfelelő figyelmet fordítsunk (emiatt ellenőrző listát kell tartanunk a capture eszközeinkről 2.14.2.1), különben nem marad kapacitásunk a gondolkodásra.
  • Az a munkám, hogy gondolkodok 1.1
• A kontrol visszaszerzése egy állandó oda-vissza pattanó folyamat 2.11.2. Ahhoz hogy igazán jól átlássunk valamit, arra van szükség, hogy az adott dolog megkapja a megfelelő figyelmet. Mivel a nyugodt munkavégzés eléréséhez különböző szintek vannak 2.10, így ezt a figyelmet rutinszerűen és szisztematikusan lépésekre bontva kell biztosítanunk magunknak, így a gondolokodásunkat nem viszi el a rendszer működése, hanem csak a nyers információ átnyálazása marad.
• Ennek legjobb módja, ha találunk arra valami lehetőség, hogy egyedül legyünk. Az egyedüllét során az elménkre nincs hatással mások elméje 4.2.2.1

• A rögeszmés gyűjtögetés azt jelenti, hogy bár összegyűjtünk dolgokat, de azokat nem tisztázzuk és nem rendszerezzük a tisztázás végeredményét a megfelelő helyre. A rögeszmés gyűjtögetés elsőre produktívnak tűnik, mert kevés cselekvéssel úgy érezzük, hogy hasznosat tettünk, viszont hosszú távon ugyanúgy el fogjuk felejteni a dolgokat és kicsúszik a kezünkből az irányítás. A fel nem dolgozott ötletek és dolgok csupán nyers állapotban léteznek, az információ önmagában használhatatlan 1.2.
• Habár azokon a helyeken, ahol gyakran megfordulunk tartanunk kell capture eszközöket, megannyi capture eszköz használata magában hordozza azt a veszélyt, hogy bár felírom a dolgokat, de annak tartalmát nem dobom be az inboxba, így nem fogom időben feldolgozni. 2.14.2.1

Kapcsolódó

• A Zettelkasten rendszer célja 2.6
• Az agyunk jelzései a tisztázatlan dolgokkal kapcsolatban 1.3.2
• A referencia jegyzetek gyűjtésének és feldolgozásának lényege 2.6.8

• Amíg valamire nem fordítunk figyelmet, addig nem tudjuk elengedni.
• Az irányított figyelem azt jelenti, hogy tisztázzuk azt, ami az elménkben van. Amikor tisztázva van, akkor az agyunk megnyugszik, elengedi az adott dolgot és elfogadja a helyzetet. Ebben a segít a GTD, amihez viszont mindfulnak kell lennünk.
  • Rendelkezésünkre kell hogy álljon egy ellenőrzőlista, ami különböző szintű lépéseket ír le arra, hogy hogyan tudunk újra irányításba kerülni attól függően, hogy mennyire érezzük magunkat szétszórva. 2.10
• A Mindfulness fejlesztés esetében a meditáció az a gyakorlat, amivel a figyelmünkket fejleszteni tudjuk. A meditációnak nincs eredménye vagy célja 4.2.2.3, hanem azt tudjuk vele gyakorolni, hogy hogyan fordítsunk valamire figyelmet, hogy el tudjuk engedni azt.
  • A mindfulness visszatartja az elménket a szabadságban? 4.2.2.3.1

Az agyunk automatikusan gondolkozik azokon a dolgokon, amik még nincsenek letisztázva. Jelzi nekünk egy elvarratlan szállal kapcsolatban, hogy figyelmet kell neki szentelnünk, le kell tisztáznunk jelentését, hogy ezután a figyelmünk automatikusan felszabaduljon, azaz szükségünk van térre a gondolkodáshoz 1.4. Amíg valamire nem fordítunk figyelmet, addig nem tudjuk elengedni 1.3.3. A #GTD segít irányítás alá vonni a zavar utáni zajt 2.11.1. A következő lépések listában lévő tisztázottnak hitt, de halogatott lépések esetében is az szokott lenni a probléma, hogy a következő lépéssel kapcsolatban nincs tisztázva valami.

• Lehet, hogy nem a tényleges fizikai cselekvést írtuk le. El kell képzelnünk a következő lépéseket fizikálisan.
  • #NextActions A következő lépéseknek cselekvést kell leírniuk 2.7.2
  • 2.7.7 Journaling can help us to clarify next actions
• Lehet, hogy valami részletet nem tisztáztunk, vagy esetleg van előtte egy másik tevékenység, amit figyelmen kívül hagytunk.
• Az is lehet, hogy a projekt célja nem jól van megfogalmazva. A projektek múltidőben való megfogalmazása elősegíti a tényleges cél megkeresését 2.9.3.1.
• Előfordulhat, hogy a következő lépést kényszerből tesszük, azaz rezisztencia alakul ki a rövidtávú és hosszútávú céljaink között, így a következő lépés elvégzéshez nagyobb mennyiségű akaraterőre van szükségünk.

Az agy nagyon szereti a rutint. Mielőtt egy új információ másféle gondolkodásra ösztönözné az agyat, az beolvasztja az új információt a meglévők közé, vagy teljesen elrejti az érzékszerveink elől. Ez lehet az oka annak, ami miatt GTD-ben nehezen vesszük észre a felírandó dolgokat. Az új információ elrejtőzik mielőtt észrevennénk, így csak tudatosan, a gondolatainkra odafigyelve lehet ezeket kiszűrni.

Kapcsolódó

• Az agyunk jelzései a tisztázatlan dolgokkal kapcsolatban 1.3.2

• Az információ önmagában használhatatlan. Csak történelmi jelentősége van. Ezzel szemben az információból kinyert tudásnak igazi haszna van.
  • Le kell írnunk az olvasás közben eszünkbe jutó gondolatokat 2.14.8