- A papír soha nem fog eltűnni az életünkből, így fel kell készülnünk arra, hogy azt is tudjuk gyűjteni valamilyen formában feldolgozásig. Ez általánosan igaz otthon, az irodában és útközben is.
- Űtközben úgy lehet a legjobban menedzselni a papíron beérkező információt, hogy magammal viszek egy mappát és ebbe gyűjtöm a bejövő dolgokat. Ez a mappa a fizikai mobil inboxom.
- A papírok gyűjtéséhez használt mobil inboxot csak bizonyos esetekben tartom magamnál. Ilyen amikor utazok valahova több napra vagy várhatóan olyan papírokat fogok kapni, amiket össze kell gyűjtenem későbbi feldolgozásra.
- A mobil inboxot nem viszem magammal, amennyiben csak az elintézendőkkel kell foglalkoznom, mivel ezek általában nem járnak nagyobb mennyiségű papírral. Kivétel lehet, amikor olyan helyre/ügyintézésre/találkozóra kell mennem, ahol előreláthatólag fogok kapni feldolgozandó dokumentumokat, szerződéseket, árajánlatokat, referencia anyagokat stb. Ebben az esetben érdemes eltenni a táskámba az inbox mappát, hogy kéznél legyen.
- 👤 David Allen tanácsát követve egy piros, műanyag manila mappát használok. Azért műanyag, mert strapabíróbb - egy karton mappa hamar összegyűrődik, szétmegy. Azért manila, mert ezeket könnyű kinyitni és belecsúsztatni a papírokat. Hátránya, hogy oda kell arra figyelni, hogy ne csússzon ki belőle semmi.
- Európában nem lehet kapni műanyag manila mappákat, így Amazonról kell beszerezni ezeket; az USA-ban a Smead gyárt jó minőségű letter size méretet. A letter size és az A4-es méret közötti különbség a Smead mappák esetében nem annyira szembetűnő, az A4-es papírok kb. 2 mm-re lógnak ki belőlük, ami a hétköznapokban papírok ideiglenes tárolásánál elhanyagolható.
- Piros mappa feldolgozása.
- Nagyon fontos, hogy amikor hazaérek, akkor a mobil inboxszot, közte a táskámat is kiürítem a rendes fizikai inboxszomba.
- Amikor úton vagyok, akkor a piros mappa szolgál fizikai inboxként, közvetlenül ebből dolgozom fel a dolgaimat.