- Kétféle lista hozható létre a Remindersben: egyszerű lista, amit tervezésre tudunk használni és smart lista, amit munkavégzésre.
- Az egyszerű és smart listáinkat két csoportba érdemes rendezni.
- Planning csoport, amit tervezésre használunk.
- Doing csoport, amit munkavégzésre használunk.
- Az egyszerű listába rendszerezéssel szemben a Planning és Doing csoportokat használva projektekhez rendeljük a következő lépéseket.
- A naptárban lévő következő lépések függetlenül tárolódnak, így azokat külön meg kell keresnünk.
- A projekt és következő lépések összekötése összemossa két különböző típusú emlékeztető helyét. Éles határt szabunk a rendszerben ha típus szerinti listákon tároljuk az emlékeztetőket.
- A projekt és következő lépések egymáshoz rendelése nehézkes a Remindersben, több időt visz el az adminisztrációja, mint amennyit nyerünk vele.
- A Planning és Doing csoportok listái nem típusuk szerint (projekt vagy következő lépés) tárolják az emlékeztetőket, hanem a rendszer adminisztrációja szerinti lépésekre bontják szét azokat, lásd tervezés és munkavégzés.
- Két irányból láthatjuk egy emlékeztető szerepét a projektek és kontextusok alapján.
- A Doing és Planning csoportok a projektek és kontextusok szerinti rendezést emulálják.
- Planning csoport
- A Planning csoportban egyszerű listákat használunk.
- A Planning nézet listáit érdemes felelősségi kör szerint rendszerezni.
- Minden projektünk egy emlékeztetőként van feltüntetve a különböző listákon.
- A következő lépések alfeladatként vannak hozzárendelve a megfelelő projekt emlékeztetőhöz.
- Amennyiben egy következő lépés nem tartalmaz kontextust, azt tervként vagy a jövőben használt emlékeztetőként lehet kezelni.
- A jövőben használt emlékeztetőket gyűjti össze a Scheduled lista, ami a Tickler File-nak felel meg.
- Mivel a Remindersben nincs különbség projekt és következő lépés emlékeztetők között, így a projekteket a
#Project címkével jelöljük meg, a következő lépések kontextus alapú címkét kapnak.
- A Planning csoport tartalmazza a Someday/Maybe listát is, ahova áthúzhatjuk a nem aktív projekteket.
- Amikor egy projekt inaktívvá válik, akkor érdemes alatta törölni a meglévő következő lépéseket, hogy azok ne jelenjenek meg a munkavégzésre használt listáinkon.
- Doing csoport
- Next Actions nézetben smart listákat használunk, de az egyszerűbb listák, mint például a bevásárlólista szintén ide sorolható.
- A smart listák a kontextus címkékre szűrnek rá, amiket a Planning csoportban adunk meg a következő lépésekhez, amikor tervezzük a projekteket.
- A címkék drag-and-droppal is beállíthatók: amikor ráhúzunk egy emlékeztetőt a smart listára, akkor a Reminders ráteszi a megfelelő címkét.
- Külső tartalom linkelése
- A handoffot támogató alkalmazásokban hozzá tudjuk linkelni az alkalmazás éppen látható tartalmát egy új emlékeztetőhöz az alábbi módon.
- Sirivel használhatjuk a “Remind me about this” kifejezést.
- Bármilyen szöveget kijelölve a Reminders share extensionnel.
- URL scheme alapon
- A jegyzet mezőbe beillesztve az URL-ek kattinthatóvá válnak.
- Minden emlékeztetőhöz tartozik egy URL mező, amibe az URL-t beillesztve megjelenik az emlékezető alatt egy kattintható előnézet.
- Inbox lista
- Alapértelmezett lista, amibe fel tudjuk írni a nem letisztázott dolgokat.
- Külső tartalom handoff alapú linkelésével gyorsan tudunk helyben capturerölni emlékeztetőket, amiket később processzálni tudunk.
- Ideiglenes lista arra, hogy a következő lépéseket megtervezzük és rendszerezzük.
- Akár teljes projektek megtervezhetők az Inbox listában, amit utána a megfelelő Planning listába kell húznunk.